Controle de fiado: organize a venda a prazo

Controle de fiado é acompanhar a venda a prazo até o pagamento final. No uso do dia a dia, vender fiado significa combinar com o cliente um pagamento que será concluído depois. Para não depender de lembrança, deixe registrados o total, a entrada, as parcelas e as datas. O combinado precisa ficar claro para você e para o cliente antes da mercadoria sair, inclusive quando a pessoa é conhecida do bairro.

Trate a organização das vendas a prazo como uma sequência de decisões pequenas. Se inverter a ordem, uma anotação incompleta pode parecer uma certeza.

Como dividir R$ 270,00 com entrada

Uma compra custa R$ 270,00. A cliente paga R$ 90,00 de entrada e combina duas parcelas de R$ 90,00. O saldo inicial a receber é R$ 180,00: R$ 270,00 − R$ 90,00. Depois da primeira parcela confirmada, o saldo cai para R$ 90,00. Registre datas completas, como 10/11 e 10/12, em vez de escrever somente “todo dia 10”.

No caso da sua loja, substitua os valores e some entrada e parcelas antes de confirmar. Se a compra mudou durante a conversa, refaça também o saldo; não conserve um calendário calculado sobre um preço que já deixou de valer.

O que anotar no controle de fiado de cada cliente

1. Confira o cadastro e o saldo anterior

Confirme nome e contato individual. Consulte compras anteriores e pagamentos pendentes antes de oferecer um novo prazo. Ter uma relação próxima não elimina a necessidade de entender o saldo. Antes de ampliar o fiado, avalie quanto já está em aberto e se o novo prazo cabe nas contas do seu negócio.

Use uma linha separada para guardar identificação do cliente, referência da compra e saldo anterior. O teste deste passo é simples: A nova compra está separada das anteriores e o contato está correto?

2. Calcule a entrada e o que resta

Subtraia do total apenas o valor recebido e confirmado. Se o cliente diz que enviará o Pix mais tarde, isso ainda é uma promessa, não uma entrada concluída.

Mantenha à mão total acertado, entrada confirmada e valor que será parcelado. Esse é o material para conferir o resultado da ação: A soma da entrada com as parcelas fecha exatamente o preço da compra?

3. Escreva os vencimentos de cada parcela

Combine valores e datas individualmente. Se a divisão gerar centavos, ajuste uma parcela para que a soma fique certa. Mostre o calendário ao cliente e peça confirmação.

Ao aplicar este passo, procure conseguir responder: O cliente consegue dizer quanto pagará em cada data? A resposta deve se apoiar em número da parcela, valor, dia, mês e ano do vencimento.

4. Dê baixa somente no recebimento correspondente

Quando houver pagamento, localize a compra antes de alterar o saldo. Confirme na conta, no dinheiro ou no documento do meio usado. Envie um resumo do que restou.

Faça uma conferência curta antes de considerar este item pronto: O saldo caiu pelo valor pago sem apagar outra parcela que continua aberta? Guarde valor recebido, data, parcela atingida e novo saldo no lugar em que você vai procurar essa informação.

Não transforme uma promessa em dinheiro disponível

Uma carteira de R$ 900,00 a receber não paga automaticamente uma reposição de R$ 900,00 hoje. Verifique as datas e considere que pode haver atraso. Também evite recomeçar a dívida do zero quando combinar um novo prazo: preserve a ligação com a compra original para não cobrar o mesmo saldo duas vezes.

Olhe vencidas, de hoje e futuras separadamente

Antes de enviar lembretes, revise os pagamentos recentes. Consulte o que vence hoje e o que já passou da data; depois veja os próximos dias para planejar as entradas. Na mensagem, identifique a parcela, não apenas “sua conta”. Um retorno como “parcela 2/2, R$ 90,00, vence em 10/12” reduz dúvidas.

Na revisão seguinte, procure primeiro pagamentos ainda sem baixa. Depois veja qual parcela precisa de contato e qual ainda está dentro do prazo. A mesma cliente pode ter situações diferentes no calendário; um saldo geral não deve transformar todos os compromissos em atraso.

Uma agenda de parcelas dentro do controle de vendas

No Vendaria, a forma de pagamento se chama A prazo e permite organizar a compra em até 12 parcelas. Você acompanha os compromissos na aba Parcelas da ficha do cliente e consulta os vencimentos em Cobranças. Também há pagamento dividido entre Pix e A prazo. A conferência de recebimento e a baixa continuam manuais. O objetivo é enxergar cada compromisso sem copiar o mesmo calendário para vários lugares.

O que enviar para confirmar o calendário

Use uma confirmação como esta: “Sua compra ficou em R$ 270,00. Recebi R$ 90,00 de entrada. Restam duas parcelas de R$ 90,00, em 10/11 e 10/12. Está certo para você?” Se a entrada ainda não foi localizada, troque a frase sobre recebimento por uma indicação de que ela está em conferência. Não use o mesmo texto para dinheiro confirmado e para uma transferência prometida.

Depois de cada pagamento, o resumo pode ser curto: “Confirmei R$ 90,00 da parcela de novembro. Falta a última parcela de R$ 90,00, com vencimento em 10/12.” Esse detalhe permite que o cliente confira o mesmo saldo que você acompanha. Se ele apontar outra combinação, volte à referência da compra para esclarecer antes do próximo contato.

Quando houver centavos diferentes entre as partes, informe qual delas muda. Numa compra com saldo de R$ 100,00 dividido em três, por exemplo, duas de R$ 33,33 e uma de R$ 33,34 fecham a conta. Datas e valores completos deixam o calendário compreensível mesmo quando a pessoa consulta a mensagem muito tempo depois da venda.

Para continuar na prática

Depois de montar o calendário, cuide do contato e das situações que mudam o saldo.

• Como cobrar fiado sem constrangimento: guia prático: prepare a abordagem quando houver atraso.
• Aplicativo de fiado: avalie o controle de parcelas: avalie uma ferramenta para consultar parcelas no celular.
• Entrada e parcelas: como combinar uma venda: pratique a conta da entrada com exemplos de divisão.

Para experimentar um calendário com entrada e duas parcelas, comece o teste grátis de 5 dias do Vendaria, sem cartão. Confira se o saldo fica simples de acompanhar.